Proposition de nouveaux statuts lors de l’Assemblée générale extraordinaire qui aura lieu la 24 mai 2024 à Tartu, Estonie.
Association of European Printing Museums ASBL – statuts
Article 1 – Dénomination
L’association, appelée « Association of European Printing Museums » ou en abrégé : « AEPM » a été créée en 2014.
Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de l’Association sans but lucratif doivent mentionner sa dénomination, précédée ou suivie immédiatement des mots « Association sans but lucratif » ou du sigle « ASBL », le numéro d’entreprise, l’adresse de son siège, les termes « registre des personnes morales » ou l’abréviation « RPM », suivis de l’indication du tribunal du siège de l’Association et le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de l’Association.
Article 2 – Siège
Le siège de l’association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège de l’Association peut être transféré en tout autre endroit de la Région de Bruxelles-Capitale ou de la Région Wallonne par simple décision du Conseil d’Administration.
Article 3 – Buts
L’association a pour buts :
– la mise en réseau, le partage, la rencontre entre les différents musées et organisations qui se consacrent en tout ou en partie aux arts et métiers de l’imprimerie traditionnelle et ses acteurs ;
– la préservation, conservation, entretien, connaissance, amélioration, adaptation et évolution des machines, outils et autre patrimoine matériel et immatériel de l’imprimerie traditionnelle (presse, lithographie, typographie, impressions diverses dont en relief, savoir-faire, etc….) ;
– la rencontre, le partage du savoir entre les protagonistes de ces arts et métiers (ouvriers, ingénieurs, inventeurs, artistes, etc.) et à destination du public (expositions, conférences, démonstrations, ateliers, workshops, etc. ;
– …
Article 4 – Activités
L’association met en œuvre toutes les activités qui sont liées directement ou indirectement aux buts décrits à l’article 3.
Elle exercera ainsi, entre autres, les activités suivantes :
– organiser des rencontres, séminaires, conférences, expositions, démonstrations, ateliers, workshops, etc., internationaux et nationaux, consacrés aux métiers de l’imprimerie traditionnelle et ses acteurs,
– faire connaître, assurer la promotion et la permanence de ces métiers,
– rechercher des aides financières, sponsoring, privé et étatique au niveau local, national et Européen,
– …
L’association ne se livre pas à des opérations industrielles ou commerciales et ne cherche pas à procurer un gain matériel à ses associés ni à ses membres.
Article 5 – Nombre minimum des membres
L’association est composée au minimum de trois membres.
Les membres repris dans l’acte constitutif sont les membres fondateurs de l’association.
Article 6 – Qualité de membres
6.1. Membres
Sont membres :
– les fondateurs de l’association qui sont les signataires de l’acte constitutif et des statuts constitutifs, ainsi que
– toutes les personnes physiques et morales autorisées à acquérir cette qualité par le Conseil d’Administration et qui sont en ordre de paiement de leur cotisation.
6.2. Droit de vote
Tous les membres disposent d’un droit de vote au sein de l’assemblée générale.
6.3. Règlement d’Ordre Intérieur
Le Conseil d’Administration peut instituer un Règlement d’Ordre Intérieur (R.O.I.) qui précisera les critères et conditions d’admission, de maintien et de démission des membres de l’association.
Si un R.O.I. est institué, il sera joint à la convocation annuelle et peut être demandé au siège de l’association et sera disponible sur le site web.
Article 7 – Démission d’un membre
Tout membre de l’association peut se retirer de celle-ci en adressant sa démission par lettre recommandée ou par mail avec accusé de réception aux administrateurs qui élisent domicile, à cette fin, au siège de l’association.
Est réputé démissionnaire le membre qui n’est pas en ordre de cotisation.
Le membre démissionnaire n’a aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peut obtenir le remboursement de tout ou partie des cotisations qu’il a versées.
Article 8 – Exclusion d’un membre
L’exclusion d’un membre peut être prononcée, sans motif, par l’Assemblée générale délibérant dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts. La proposition d’exclusion doit être indiquée dans la convocation. Le membre doit être entendu. Le membre dont l’exclusion est demandée ne participe pas à ce vote.
L’exclusion d’un membre peut être proposée s’il agit de manière contraire à l’intérêt de l’association.
Le membre exclu n’a aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peut obtenir le remboursement de tout ou partie des cotisations qu’il a versées.
Article 9 – Cotisation annuelle
La cotisation annuelle est fixée par l’Assemblée Générale. Son montant maximal est fixé à 10.000 Euro par an.
Article 10 – Assemblée générale
10.1. Composition
L’assemblée générale est composée de tous les membres de l’association qui sont en ordre avec le paiement de leur cotisation.
Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre ou par un tiers porteur d’un mandat exprès et écrit.
Chaque membre ne peut être porteur de plus de deux procurations
10.2. Fonction
L’assemblée générale est l’organe suprême de l’association et peut prendre toutes les décisions en vue d’exercer les buts de l’association.
10.3. Convocation / Ordre du jour
L’assemblée générale se réunit, au minimum, une fois l’an.
Le Conseil d’administration fixe l’ordre du jour, le lieu et, le cas échéant, la date et l’heure de l’assemblée générale.
Cet ordre du jour sera annexé aux convocations à l’assemblée générale que le Secrétaire de l’association, ou à défaut un membre du Conseil d’Administration, adressera à tous les membres, au moins 30 jours avant celle-ci, par e-mail ou par tout autre moyen décidé par le Conseil d’Administration.
L’assemblée générale peut décider, à la majorité simple, d’ajouter un ou plusieurs points à l’ordre du jour initial, si tous les membres sont présents.
L’assemblée générale se réunit également lorsqu’un cinquième au moins des membres en fait la demande. Cette demande se fera par lettre recommandée envoyée au conseil d’administration, au siège de l’association ou par mail avec accusé de réception. L’assemblée générale se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.
10.4. Présidence
L’assemblée générale se réunit sous la Présidence du président du Conseil d’administration de l’association.
En cas d’absence de celui-ci, elle se réunit sous la Présidence du vice-président de l’association.
10.5. Exercice du vote
Tous les membres ont un droit de vote égal dans l’assemblée générale, selon le principe un membre égale une voix.
10.6. Délibérations
a) L’assemblée générale délibère valablement sur tous les points inscrits à son ordre du jour à la majorité simple des voix.
En cas de parité, la voix du président de l’assemblée générale est prépondérante.
b) L’assemblée générale ne peut délibérer sur une modification aux statuts que si l’objet de celle-ci est spécialement indiqué dans la convocation et si les deux tiers des membres sont présents ou représentés, conformément au code des sociétés et des associations. La modification aux statuts ne sera adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix exprimées, sans qu’il soit tenu compte des abstentions dans le numérateur et dans le dénominateur.
c) Toutefois, si la modification aux statuts porte sur la dénomination ou l’objet de l’association (articles 1 et 3 supra), celle-ci ne sera adoptée qu’à l’unanimité des membres présents ou représentés à l’assemblée.
d) Pour l’application de l’article sub 10.6. b) et c), si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à l’assemblée, le Conseil d’Administration pourra convoquer une seconde réunion qui pourra délibérer quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
e) L’assemblée générale ne peut délibérer sur la nomination ou la révocation d’un membre du Conseil d’administration qu’à la majorité des deux tiers des voix.
f) L’assemblée générale est tenue de délibérer sur les objets suivants : la modification des statuts, la nomination et la révocation des administrateurs et le cas échéant, la fixation de leur rémunération, la nomination et la révocation et fixation de la rémunération des commissaires, la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’Association contre les administrateurs ou contre le commissaire éventuel, l’approbation des budgets et des comptes, la dissolution de l’association, l’exclusion d’un membre, la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale ou en société coopérative entreprise sociale agréée, effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité et tous les autres cas où la Loi ou les présents statuts l’exigent, lesquels sont de sa compétence exclusive.
g) L’assemblée générale fera connaître ses décisions aux membres par publication et e-mail.
h) A l’exception de la modification des statuts, les membres peuvent, à l’unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir de l’assemblée générale.
i) Les membres, quelle que soit leur catégorie, peuvent participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’Association.
Les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale pour le respect des conditions de présence et de majorité.
Le Conseil d’Administration peut définir les modalités suivant lesquelles il est constaté qu’un membre participe à l’assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme présent.
L’Association doit être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité de membre. Les modalités suivant lesquelles la qualité et l’identité de la personne désireuse de participer à l’assemblée sont contrôlées et garanties, sont définies par le Conseil d’Administration.
L’utilisation du moyen de communication électronique peut être soumise à des conditions supplémentaires fixées par le Conseil d’Administration aux seules fins de garantir la sécurité du moyen de communication électronique.
Pour l’application de l’alinéa ci-avant, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la Loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres, de manière directe, simultanée et continue, de prendre connaissance des discussions au sein de l’assemblée et, en ce qui concerne les membres ayant le droit de vote, d’exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée générale est appelée à se prononcer.
La convocation à l’assemblée générale contient une description claire et précise des procédures statutaires ou établies en vertu des présents statuts, relatives à la participation à distance à l’assemblée générale.
Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou ont perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale et/ou au vote.
Article 11 – Conseil d’administration
11.1. Composition
L’association est gérée par un organe d’administration collégial appelé « Conseil d’administration » composé de quatre personnes minimum, tous choisis par l’assemblée générale pour 3 ans immédiatement éligible.
Le Conseil d’administration désigne en son sein un Président, un Trésorier, un Secrétaire et s’il l’estime nécessaire un ou plusieurs vice-président(s).
11.2. Fonction
Le Conseil d’administration est l’organe d’administration de l’association.
Le Conseil dispose de tous les pouvoirs en vue d’exercer la direction et la gestion de l’association à l’exception de ceux qui sont expressément réservés à l’assemblée générale par l’article 9.6. f. ci-dessus.
Le Conseil d’administration est seul habilité à représenter l’association à l’égard des tiers, sauf délégation expresse, spéciale et écrite qui ne peut être accordée qu’à une ou plusieurs personne(s) agrée(s) par les trois-quarts des administrateurs – cfr 11.8 infra pour ce qui concerne la gestion journalière de l’association.
L’Association est également valablement représentée vis à vis de tiers, dans les actes y compris ceux où interviennent un fonctionnaire public ou un officier ministériel et dans les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, par la signature conjointe de deux membres du conseil d’Administration ou de la signature du président, seul.
11.3. Réunion
Le Conseil d’administration se réunit, chaque fois que l’intérêt de l’association le nécessite et, au moins 2 fois par an.
11.4. Convocation
Le Conseil d’administration se réunit sur convocation par écrit ou par voie électronique, des administrateurs, à la demande de l’un de ses membres, moyennant un délai de 30 jours au moins à l’avance, sauf urgence.
11.5. Quota
Le Conseil d’administration ne peut valablement délibérer que si au moins deux administrateurs sont présents ou représentés.
Les décisions du Conseil d’Administration peuvent également être prises par décision unanime de tous les administrateurs, exprimées par écrit. La décision doit consister en un seul ou plusieurs documents contenant les résolutions signées par chaque administrateur manuellement ou électroniquement par une signature électronique conforme aux exigences de la Loi belge.
Tout administrateur empêché d’assister au Conseil d’Administration peut donner procuration par écrit à un autre administrateur pour le représenter à une réunion déterminée du Conseil d’Administration et voter en ses lieux et place. Dans ce cas, le mandant sera réputé présent.
Un Administrateur peut représenter plusieurs voix de ses collègues et émettre, en plus de sa propre voix, autant de votes qu’il a de mandats
11.6. Présidence
Le Président du Conseil d’administration dirige les débats.
En son absence, le vice-président s’en charge.
11.7. Exercice du vote
Le Conseil d’administration délibère à la majorité simple des voix.
Tous les membres du Conseil d’administration ont un droit de vote égal, selon le principe un membre égale une voix.
En cas de parité, la voix du président du Conseil d’administration est prépondérante.
11.8. Gestion journalière
Le Conseil d’Administration peut, moyennant l’agréation des trois-quarts des administrateurs, déléguer la gestion journalière de l’Association, avec l’usage de la signature afférente à cette gestion comme indiqué ci-après, soit à un administrateur délégué, choisi parmi les administrateurs, et agissant seul, et dont il fixera les pouvoirs et éventuellement la rémunération ou l’appointement, soit à un tiers, appelé «administrateur délégué» agissant seul et dont il fixera les pouvoirs et éventuellement la rémunération ou l’appointement.
L’administrateur délégué ou le délégué à la gestion journalière est nommé pour une durée égale à la durée de 3 années maximum.
Le mandat prend fin par le décès, la démission, l’incapacité civile ou la révocation et par la dissolution, la mise en liquidation ou la faillite si le secrétaire général est une personne morale.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’Association que les actes et les décisions qui (soit en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent) ne justifient pas l’intervention du Conseil d’Administration.
Tous les actes qui ont une incidence financière supérieure à 1.000 EUR doivent obligatoirement être contresignés par deux administrateurs pour sortir leurs effets, même à l’égard des tiers, ou par le président, seul.
Tous les actes qui ont une incidence financière inférieure à 1.000 eur peuvent être signé par l’administrateur délégué ou le délégué à la gestion journalière.
11.9 Conférence téléphonique ou vidéoconférence
Le Conseil d’Administration peut se réunir par conférence téléphonique ou par vidéoconférence, à condition que tous les participants à la réunion puissent communiquer directement avec les autres.
Les administrateurs qui participent de cette manière à une réunion du Conseil d’Administration seront considérés comme étant présents.
Les décisions prises selon cette procédure sont réputées être prises au lieu du siège de l’Association.
Article 12 – Responsabilité
L’association est responsable des fautes imputables soit à ses préposés, soit aux organes par lesquels s’exerce sa volonté.
Ni les administrateurs ni les personnes déléguées à la gestion journalière de l’association ne contractent d’obligation personnelle relativement aux engagements de l’association.
Article 13 – Comptes de l’association
Les activités de l’association sont financées par les dons, legs, cotisations de ses membres, subsides, sponsors, ainsi que par les ressources propres provenant de l’exercice de ses activités sans que cette énumération ne soit exhaustive.
Le Conseil d’administration tient la comptabilité des activités de l’association, conformément aux obligations légales.
L’exercice social prend cours le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année. Par exception le 1er exercice commence le jour de la constitution pour se terminer le 31 décembre 2014.
Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l’exercice social, le Conseil d’administration soumet à l’assemblée générale, pour approbation, les comptes annuels de l’exercice social écoulé, établis conformément au code des sociétés et des associations, ainsi que le budget de l’exercice suivant.
Article 14 – Dissolution
Sauf application de la dissolution et clôture de liquidation en un seul acte, en cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera deux liquidateurs minimum qui seront chargés de clôturer les comptes de l’association et de liquider l’actif et le passif.
Les liquidateurs agiront en collège et donneront à l’actif qui subsisterait éventuellement après apurement du passif une destination qui approchera le plus possible l’objet de l’association.
Article 15 – Validité des présents statuts
Pour tout ce qui n’est pas régi par les présents statuts, les fondateurs/membres s’en réfèrent au code des sociétés et des associations.
Celle-ci s’applique également et remplace toute disposition des présents statuts qui serait incompatible avec les dispositions impératives de ce code.